Vil du arbejde tæt på VIVEs direktion og være sekretær for vores direktør? Kan du holde styr på møder, sager og opfølgning? Hvis du samtidig er struktureret, selvstændig, god til relationer og til at understøtte andres arbejde, kan du få en rolle tæt på direktøren som administrativ medarbejder i VIVEs ledelsessekretariat.

VIVE er et forsknings- og analysecenter på velfærdsområdet. Vi er godt 250 medarbejdere fordelt på afdelinger i København og Aarhus. VIVE samarbejder både med offentlige myndigheder, universiteter og eksterne parter om de mange projekter, som varetages i de faglige afdelinger. Du kommer til at løse dine opgaver i tæt samarbejde med ledere og medarbejdere i hele VIVE, og der er en del kontakt ud af huset.

JOBBET

Du bliver en del af VIVEs ledelsessekretariat, der understøtter VIVEs ledelse, de interne udvalg samt VIVEs bestyrelse. Ledelsessekretariatet er på fire medarbejdere og arbejder tæt sammen med VIVEs øvrige administrative medarbejdere.

Som medarbejder i ledelsessekretariatet kommer du helt tæt på direktionen, som består af VIVEs direktør, vicedirektøren, forskningsdirektøren og ressourcedirektøren, som bliver din personaleleder. Du bliver sekretær for direktøren.

Dine opgaver vil omfatte servicering af direktøren, herunder kalender- og mailstyring, bookning af rejser samt planlægning og koordinering af møder eksternt og internt. Du sørger kort sagt for, at direktørens arbejdsdag og planlægning fungerer bedst muligt.

I samarbejde med resten af sekretariatet har du også administrative og praktiske opgaver for resten af direktionen og ledergruppen, herunder mødebookning, hotelbestilling, rejseafregning, redigering af slides mv. Du tager også del i ekspedition og besvarelse af henvendelser til VIVEs hovedpostkasse og hovednummer, ligesom du er på banen, når der skal købes juletræ til kantinen, skrives en vejledning til bestilling af flybilletter eller hjælpe med bestilling af konference-faciliteter.

Dine øvrige opgaver vil afhænge af de kompetencer, du kommer med.

DIN PROFIL

Det er vigtigt, du har forståelse for arbejdet i et sekretariat og for karakteren af det arbejde, du udfører, hvor fortrolighed og rettidighed er centralt. Du sikrer, at der er styr på løbende processer, men er også forberedt på at gribe opgaver, der opstår her og nu. Du skal være god til at tale med mennesker, have flair for fornuftig prioritering og få ting til at ske.

Du er sandsynligvis kontoruddannet og har helt sikkert lyst til og talent for ledelsesbetjening. Du har nok også erfaring fra en tidligere, tilsvarende stilling.

Derudover skal du

• kunne tilrettelægge dine opgaver og arbejde selvstændigt
• være opsøgende, engageret samt ansvars- og kvalitetsbevidst
• være serviceminded og imødekommende
• trives i en stilling, hvor de faste opgaver er ensartede og kræver fokus på detaljer og deadlines, men hvor du ikke bliver slået af pinden, hvis der kommer uventede opgaver
• være god til både mundtlig og skriftlig formidling.

VI TILBYDER

Du kan få job med afveksling i opgaverne og bred kontaktflade til VIVEs ledere og medarbejdere. Selvom din arbejdsdag indimellem kan være travl og uforudsigelig, går vi op i, at vi skal kunne balancere familieliv og arbejde. Derfor har du også mulighed for at tilrettelægge arbejdet fleksibelt. Du bliver en del af en organisation med en uformel og respektfuld omgangsform og gode kolleger, der lægger vægt på samarbejde. Vi skal bruge dig i VIVE fra august 2026.

LØN OG ANSÆTTELSESVILKÅR

Stillingen er en fastansættelse på fuld tid, men lad os tale om det, hvis du drømmer om lidt færre timer. Ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst for kontoruddannede i staten. Der er mulighed for at forhandle kvalifikationstillæg.

Ved fuldtid vil månedslønnen for kontoruddannede ligge inden for dette lønspænd: 36-50.000 kr. inkl. pension.

Ansættelsesmyndigheden og ansættelsesområdet er VIVE – Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd. Arbejdsstedet er i København (Herluf Trolles Gade 11, 1052 København K).

VIL DU VIDE MERE

Du kan finde yderligere oplysninger om VIVE på www.vive.dk. Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte ressourcedirektør Hanne Friis Kaas (telefon 2170 5108 / mail hfk@vive.dk).

ANSØGNING

Vi skal have modtaget din ansøgning vedlagt CV og eksamenspapirer senest fredag den 15. maj 2026 kl. 9.

Du søger stillingen elektronisk under ”Søg stillingen” her på siden eller via stillingsopslaget på vores hjemmeside vive.dk.

VIVE ønsker en medarbejdersammensætning, der afspejler det omgivende samfund. Derfor opfordrer vi alle kvalificerede uanset personlig baggrund til at søge. Du er også velkommen til at udelade oplysninger, om køn/kønsidentitet, alder, etnicitet mv. i din ansøgning, CV og øvrige bilag.

Om VIVE

I VIVE arbejder vi med forskning og analyser, som giver ny viden om velfærdssamfundet og bidrager til at skabe bedre kvalitet og mere effektiv udnyttelse af ressourcerne i den offentlige sektor. Vores vidensproduktion er aktuel, relevant og dagsordenssættende - til gavn for udviklingen af det danske velfærdssamfund.

VIVE er et uafhængigt nationalt forsknings- og analysecenter, som udfører samfundsforskning på højt internationalt niveau. I VIVE har vi til formål at udvikle og formidle viden om velfærdsområderne og nationale og internationale samfundsforhold med betydning for befolkningens levevilkår.