Har du guldmedalje i kalendergymnastik? Trives du med at planlægge, organisere og skabe overblik - og er dit servicegen udover det sædvanlige? Har du en akademisk uddannelse og har du lyst til at være en del af et attraktivt og dynamisk arbejdsmiljø, så er du måske den kollega, vi søger. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen (UFST) er en af syv styrelser i Skatteforvaltningen. I Udviklings- og Forenklingsstyrelsen understøtter og driver vi digitaliseringen af den danske skatteforvaltning. Derigennem sikrer vi fundamentet for finansiering af den offentlige sektor gennem inddrivelse af told, skat og afgifter. Vores arbejde har stor bevågenhed – både politisk og i offentligheden.
Serviceminded og ansvarlig chefsekretær, der følger opgaverne til dørs Du skal sammen med en chefsekretærkollega understøtte vores direktørgruppe i deres opgaveløsning og sikre godt overblik, planlægning og opfølgning på møder. Du vil få konkret til opgave at sørge for at hverdagen glider for to af vores direktører samtidig med, at du også har ansvar for at understøtte direktørerne med forskellige praktiske administrative opgaver af forskellig karakter, såsom varemodtagelse, rejsebestillinger, fraværs- og ferieregistrering m.v.
Din primære opgave vil være:
- Kalenderstyring, herunder planlægning, koordinering og forberedelse af møder
- Lettere HR-support, samt diverse administrative og praktiske opgaver
- Planlægning og koordinering af arrangementer, herunder mødeforplejning
- On-boarding af nyansatte ledere og direktører
- Sekretariatsunderstøttelse i tæt samarbejde med øvrige kolleger i kontoret
- Varemodtagelse/fakturahåndtering
Om dig Vi forestiller os, at du har en akademisk uddannelse og erfaring som sekretær fra en lignende stilling. Det vil være en fordel men ikke et krav, hvis du har erfaring fra et departement, en styrelse eller en lignende politisk styret organisation. Det vil særligt være en fordel, hvis du har erfaring med områderne Opkrævning og Gæld i Skatteforvaltningen. Vi foruden erfaring med kalenderstyring vægter det højt med erfaring med varemodtagelse.
Du trives med at holde mange bolde i luften i en travl hverdag med et højt tempo. Du er vant til at understøtte topledere og i den sammenhæng sikre struktur og rettidig opfølgning. Du har en proaktiv og selvstændig tilgang til dine opgaver og evner at forudse og løse udfordringer. Afslutningsvis er det vigtigt, at du har et veludviklet servicegen.
For at trives og lykkes i stillingen er det vigtigt, at du:
- kan lide kalenderstyring, også når kalenderen er levende og løbende forandrer sig
- kan lide at navigere i en omskiftelig hverdag, hvor det går stærkt
- er god til at skabe relationer og kan begå dig på alle niveauer i en organisation
- er en kyndig bruger af Office-pakken (Outlook, Word og Excel)
- kan håndtere korte deadlines
- har flair for at lære nye it-systemer at kende
- er samarbejdsorienteret og kan bidrage til udviklingen af den samlede sekretariatsunderstøttelse af et fagdirektørområde i rivende udvikling
Om os Du bliver en del af Ledelsessekretariat Opkrævning og Gæld, hvor vi sammen sikrer ledelsesunderstøttelse af direktørgruppen for Opkrævning, Gæld og Sikkerhed. Det er vigtigt for os med en positiv og uformel omgangstone samtidig med, at vi går langt for at hjælpe hinanden. Vidensdeling, holdånd, åbenhed og samarbejde er fundamentet for, at vi kan yde den bedst mulige understøttelse af direktørgruppen, som pt. består af en fagdirektør og tre underdirektører. Du får mulighed for selv at præge din stilling, og styrelsen tilbyder gode muligheder for efter- og videreuddannelse.
Kontakt og ansættelsesvilkår Ansøgning med CV og eksamensbevis bedes sendt via linket ”Søg stillingen” senest den 9. september. Spørgsmål besvares gerne af Anders Buhl Hansen på telefon 72 37 38 06.
Der kan indgå en case, logisk test og en personanalyse i ansættelsesforløbet, og der vil forud for ansættelse blive indhentet straffeattest og referencer. Tiltrædelse vil være snarest muligt.
Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten (AC).
Du bliver ansat i Skatte- og Vækstministeriet med tilhørende institutioner. Dit arbejdssted bliver Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, Osvald Helmuths Vej 4, 2000 Frederiksberg.
