Vil du have en betroet nøglerolle tæt på ledelsen i en organisation, der gør en forskel?

Vi søger en ledelsessekretær, der skal understøtte kontorchef og fagchef i den daglige ledelse af en afdeling med ca. 100 medarbejdere. Stillingen har fokus på ledelsesunderstøttelse, koordinering og administrativ drift og skal bidrage til overblik, struktur og fremdrift i ledelsens arbejde.

Du bliver en nøgleperson tæt på beslutningsprocesserne, hvor fortrolighed og ordentlighed er afgørende. Du får en selvstændig rolle med en stor kontaktflade på tværs af organisationen, og du arbejder tæt sammen med vores anden ledelsessekretær, som varetager de faglige HR-opgaver.

Arbejdsdagen er varieret og til tider præget af korte deadlines og skiftende opgaver. Det kræver, at du trives med at prioritere og skabe struktur, også når der sker ændringer. Vi lægger vægt på kvalitet i opgaveløsningen og på, at du arbejder systematisk og bevarer overblikket.

Dine primære opgaver

Ledelsesunderstøttelse og koordinering

• Administrativ og organisatorisk understøttelse af politikere, kontorchef og fagchef

• Kalenderstyring, mødeplanlægning og koordinering af ledelsens opgaver

• Udarbejdelse af referater, beslutningsopsamlinger og opfølgning på aftaler

• Strukturering af årshjul, deadlines og tilbagevendende processer

• Udarbejdelse og kvalitetssikring af indstillinger, oplæg og notater til ledelse, bestyrelse og politiske fora

• Koordinering af bidrag fra organisationen til ledelses- og beslutningsprocesser

Administrativ drift og tværgående opgaver

• Understøtte rekrutteringsprocesser i samarbejde med vores anden ledelsessekretær (administrativt flow, møder, dokumenter)

• Understøtte ansættelses- og fratrædelsesprocesser

• Praktisk og administrativ understøttelse af møder, seminarer og større arrangementer (fx repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger)

• Ad hoc-opgaver og mindre udviklingsopgaver, der understøtter en effektiv ledelses- og administrationspraksis

Samarbejde og arbejdsform
Der er ikke fagligt HR-ansvar i stillingen, men indgår i et tæt samarbejde med vores HR-medarbejder. Opgaverne er primært koordinerende og administrative og har fokus på at sikre sammenhæng, overblik og kvalitet i processerne.

Vi forventer
Du har en relevant kontoruddannelse og erfaring med administrativ sekretariatsbetjening. Det er en fordel, hvis du har solid erfaring fra en lignende funktion – gerne i en offentlig eller politisk styret organisation.

Derudover forventer vi, at du:

• Har en god situationsfornemmelse og agerer med diskretion

• Er stærk i planlægning, styring og koordinering med blik for både detaljen og helheden

• Er analytisk stærk og kan samle og strukturere data

• Kan prioritere og skabe struktur i en varieret arbejdsdag

• Trives med en rolle, hvor du har mange kontaktflader og bidrager til sammenhæng i organisationen

• Er serviceminded, samarbejdsorienteret og bidrager til et professionelt og uhøjtideligt arbejdsmiljø

• Har gode IT-færdigheder og arbejder sikkert i administrative systemer

Det tilbyder vi

• En central rolle tæt på ledelsen og organisationens beslutningsprocesser

• En hverdag med stor variation og høj grad af selvstændighed og ansvar

• Mulighed for at sætte dit præg på, hvordan ledelsen understøttes administrativt

• Et stærkt fagligt miljø og engagerede kolleger

• En organisation med et tydeligt værdigrundlag og et vigtigt samfundsformål

• Dit eget kontor i ledelsessekretariatet

Løn- og ansættelsesvilkår 

Stillingen er på fast arbejdstid på 37 timer pr. uge inkl. pauser. Vi har flekstidsaftale.

Vi tilbyder attraktive løn- og ansættelsesvilkår, blandt andet arbejdsgiverbetalt pensionsordning og fritvalgsordning med mulighed for ferie i op til 7 uger om året. Ansættelsen er omfattet af obligatorisk kantineordning. 

Vi lægger vægt på medarbejdernes sundhed, og tilbyder derfor også fri frugt, motion i arbejdstiden samt en sportsklub med mange forskellige tilbud. 

Tiltrædelse 
1. maj 2026

Ansøgning m.m. 
Send os en motiveret ansøgning samt overskueligt CV via HK’s hjemmeside her:  Ledelsessekretær

Ansøgningsfristen er den 8. marts 2026

Første samtale er d. 16. marts og anden samtale er d. 30. marts 2026

Du skal være indstillet på at gennemføre en personprofiltest forud for en eventuel 2. samtale.

Alle kvalificerede og interesserede uanset alder, køn, seksuel orientering, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge stillingen. 

Yderligere oplysninger 
Ønsker du yderligere informationer om jobbet, er du velkommen til at kontakte kontorchef Marie Leth
tlf. 2138 7788 eller ledelsessekretær Lisbeth Nielsen tlf. 3364 3804

Lidt om os
HK Østjylland ledes af en fællesformand, fire sektorformænd, en kontorchef og to fagchefer. Vi beskæftiger ca. 100 engagerede medarbejdere og har ca. 21.000 medlemmer.

Vi arbejder for at give vores medlemmer værdi, styrke og nye muligheder i deres arbejdsliv ved at levere kollektive og individuelle ydelser af høj kvalitet. Vi arbejder løbende med at forbedre og digitalisere vores daglige drift, så medlemmerne sikres en optimal nytteværdi af deres medlemskab.

Vi har fokus på at styrke det faglige fællesskab, både på studiestedet, på arbejdspladsen og i brancherettede netværk, så vi kan blive ved med at være relevante og attraktive for nuværende og nye medlemmer.

Mød en HK-medarbejder - HK

Gå ikke glip af noget
Følg os på sociale medier og hold dig opdateret ift. jobopslag, medlemstilbud og emner, der har betydning for dit arbejdsliv:

• HK Østjylland på Facebook

• HK Østjylland på Instagram

• HK Østjylland på LinkedIn