Trives du i en rolle tæt på ledelsen, hvor struktur, kvalitetssikring og professionel eksekvering er afgørende? Og vil du være med til at sikre, at Innovationsfondens direktions- og bestyrelsesmøder er velforberedte, og beslutninger træffes på et solidt grundlag? Så er du måske vores nye Executive Assistant (EA) i Innovationsfonden. Innovationsfonden søger en ny engageret kollega, der vil være med til at understøtte fondens arbejde for at fremme forskning og innovation, der skaber værdi for samfundet og bidrager til fremtidens løsninger. Innovationsfonden samarbejder med forskningsmiljøer, virksomheder, iværksættere og offentlige aktører – og vores interne processer skal understøtte, at vi kan træffe gode beslutninger, skabe fremdrift og levere høj kvalitet i en kompleks og vigtig samfundsopgave. Det kan du komme helt tæt på i rollen som Executive Assistant.
Din rolle som Executive Assistant Som Executive Assistant får du en central, koordinerende rolle tæt på Innovationsfondens ledelse. Dine opgaver løses i tæt samarbejde med kollegaer i direktionssekretariatet og vil bl.a. omfatte:
- Kalender- og mødekoordinering – Du planlægger og koordinerer direktionens kalender og møder som et aktivt styringsværktøj og sikrer overblik og prioritering.
- Forberedelse og kvalitetssikring af mødemateriale – Du driver processen omkring direktionens møder og eksterne oplæg og bidrager til at kvalitetssikre materialet.
- Understøttelse af bestyrelsesarbejdet – I tæt samarbejde med den ansvarlige kollega for bestyrelsesbetjening får du til opgave at klargøre og samle materiale til bestyrelsesmøder, udarbejde kommenterede dagsordener og vil gradvist få medansvar for læsning og kvalitetssikring af materialet.
- Henvendelser og kommunikation – Du koordinerer interne og eksterne henvendelser vedrørende direktionen samt kommunikerer professionelt og løsningsorienteret med mange forskellige interessenter.
- Interne arrangementer – I samarbejde med sekretariatschefen står du for planlægning og eksekvering af fondens faste, interne medarbejderarrangement.
- Procesudvikling og arbejdsgange – Du bidrager til at optimere rutiner, skabe bedre fælles overblik og afsøge, hvor digitale løsninger og AI kan understøtte kvalitet og effektivitet.
- Rejseplanlægning og praktisk support – Du står for rejseplanlægning og bidrager med løsning af praktiske opgaver til hjælp for direktionen.
Du vil referere til
chef for Direktionssekretariat, Kommunikation og Eksterne Relationer, Eva Hansen, og blive en del af et team med bred berøringsflade både internt og eksternt, hvor proaktivitet og samarbejde er centralt.
Hvem er du? Vi forestiller os, at du:
- Er nyuddannet eller med få års relevant erfaring evt. fra en studenterstilling eller praktik i et ministerium, anden offentlig myndighed, interesseorganisation eller lignende.
- Har en relevant videregående uddannelse (fx statskundskab, økonomi eller lignende) – men det vigtigste er, at du er god til at stille de rigtige spørgsmål, overskue større informationsmængder og tænke på tværs.
- Trives i en rolle med mange snitflader og skiftende opgaver.
- Er struktureret, detaljeorienteret og god til at skabe overblik.
- Har en kritisk sans og sikrer kvalitet i det materiale, der går videre til direktion og bestyrelse.
- Kommunikerer professionelt, positivt og løsningsorienteret i samarbejdet med både interne og eksterne stakeholders.
- Har interesse for – og nysgerrighed på – digitale værktøjer og nye arbejdsformer.
- Tager ansvar for opgaverne og sikrer fremdrift og kvalitet i opgaveløsningen.
- Arbejder professionelt og tillidsvækkende – også i håndteringen af forskelligartede og ikke mindst fortrolige opgaver.
En arbejdsplads med fokus på samarbejde og udvikling Hos Innovationsfonden er vi dedikerede til at skabe et inkluderende og positivt arbejdsmiljø. Vi prioriterer samarbejde, udvikling og dialog, og vi arbejder løbende på at skabe de rammer, der styrker vores fælles mål om at skabe værdi for samfundet gennem forskning og innovation.
Ansættelsesforhold Du ansættes efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og relevant organisation og med mulighed for at forhandle tillæg baseret på kvalifikationer. Stillingen slås op med ansættelsessted på vores hovedkontor i Aarhus, der ligger i Akson, Kalkværksvej 16, 7, 8000 Aarhus C. Der kan forekomme rejseaktivitet, primært til København.
Sådan søger du Vi ser frem til at modtage din ansøgning, dit CV, eksamensbevis samt eventuelle andre relevante dokumenter senest d. 4. august 2026.
Har du spørgsmål? Kontakt chef for Direktionssekretariat, Kommunikation og Eksterne Relationer, Eva Hansen på 61905070 eller
eva.hansen@innofond.dk for at høre mere om stillingen og vores arbejde i Innovationsfonden. Der kan være lidt længere svartid i uge 28-30 grundet sommerferie.
