Vil du spille en nøglerolle i at sikre en tryg, professionel og velorganiseret start for udenlandske medarbejdere i Danmark? Trives du i en koordinerende rolle med mange kontaktflader – og har du stærke sprogkompetencer i dansk og polsk, ukrainsk eller andre slaviske sprog?

Så er du måske den nye Projektkoordinator hos vores kunde i Odense

Om stillingen

Som Projektkoordinator med reference direkte til CEO, får du en central rolle i at koordinere og understøtte modtagelsen af udenlandske medarbejdere, primært fra Østeuropa. Du bliver bindeled mellem agenter, medarbejdere, kunder og interne afdelinger og er med til at sikre, at overgangen fra rekruttering til opstart i Danmark forløber smidigt, professionelt og menneskeligt.

Du har fokus på både de praktiske detaljer og den menneskelige relation – og er med til at skabe høj medarbejdertilfredshed, god fastholdelse og en positiv oplevelse af samarbejde hele vejen rundt.

Dine primære arbejdsopgaver

• Koordinere alle praktiske forhold ved medarbejdernes ankomst til Danmark (bolig, transport, dokumentation mv.).

• Hjælpe medarbejdere med oprettelse af bankkonto, MitID, sundhedskort og øvrige nødvendige formaliteter.

• Samarbejde tæt med HR, salg og administration omkring bemanding, aftaler og opstartsdatoer.

• Koordinere med agenter i Østeuropa omkring kontrakter, rejseplanlægning og udsendelse.

• Sikre korrekt registrering af data og dokumenter i virksomhedens systemer.

Du vil

• Være det primære bindeled mellem udenlandske medarbejdere, agenter og den danske organisation.

• Sikre tydelig, respektfuld og empatisk kommunikation, så medarbejdere føler sig trygge og velinformerede.

• Støtte medarbejderne i deres første tid i Danmark – både administrativt og praktisk.

• Følge op på trivsel og udfordringer for at sikre høj fastholdelse.

Administration og praktiske opgaver

• Booking og koordinering af boliger, transport og rejser.

• Opfølgning på udgifter, budgetter og betalinger relateret til bolig og transport.

• Opdatering af interne systemer med status på medarbejdere, bolig og transport.

• Bidrage aktivt til forbedring af interne arbejdsgange og onboarding-processer.

• Opfølgning og tilstedeværelse “på pladserne” for at sikre god kontakt til både kandidater og kunder.

Succeskriterier i rollen

• Professionel og effektiv modtagelse af udenlandske medarbejdere.

• Høj medarbejdertilfredshed og positiv onboarding-oplevelse.

• Tæt, tillidsfuld og empatisk dialog med medarbejdere, agenter og kunder.

• Høj fastholdelse af udenlandske medarbejdere.

• Rettidig håndtering af bolig, transport, bank, MitID og øvrige praktiske forhold.

• Stabil, gennemsigtig og effektiv ankomst- og integrationsproces.

• Positiv opfattelse af WorkForce Denmark som en professionel og omsorgsfuld samarbejdspartner.

• Aktiv brug af feedback til løbende forbedring af processer og kundeoplevelser.

Vi forestiller os, at du

Fagligt

• Har erfaring fra en administrativ, koordinerende eller HR-relateret rolle – gerne med internationalt samarbejde.

• Taler og skriver flydende dansk samt polsk og/eller ukrainsk.

• Har forståelse for østeuropæisk kultur og arbejdsmåde.

• Har erfaring med booking, logistik og dokumenthåndtering (en fordel).

• Har gode IT-kompetencer og arbejder struktureret med data.

Personligt

• Er struktureret, ansvarsfuld og kan håndtere mange opgaver samtidigt.

• Er empatisk, serviceminded og god til at skabe tillidsfulde relationer.

• Er tålmodig, kulturelt forstående og stærk i din kommunikation.

• Er løsningsorienteret, handlekraftig og fleksibel.

• Har en positiv og imødekommende tilgang til samarbejde.

Vi tilbyder

• En meningsfuld rolle med stor indflydelse på menneskers hverdag og trivsel.

• En central position i en virksomhed med internationalt udsyn og stærke værdier.

• Tæt samarbejde med ledelse og nøglefunktioner.

• Mulighed for at præge og udvikle processer og arbejdsgange.

• En arbejdsplads med fokus på ansvarlighed, ordentlighed og relationer.

• En try for hire stilling med stort ansvar fra dag 1.

Ansøgning
Lyder stillingen som noget for dig?

Ansøgning via jobportal på www.workforcedenmark.dk ser vi frem til at modtage din ansøgning og CV.

WorkForce Denmark –vi matcher rigtige mennesker