Vil du arbejde tæt på den øverste ledelse i en af Danmarks vigtigste sundhedsinstitutioner? Har du blik for struktur, koordinering og god ledelsesunderstøttelse – og trives du i en hverdag med mange forskellige opgaver og interessenter?
Så er du måske vores nye sekretær i Direktionssekretariatet på Statens Serum Institut (SSI).
Om jobbet Vi søger en engageret og ansvarsbevidst sekretær, der skal understøtte Direktionssekretariatet samt varetage den daglige ledelsesbetjening af SSI’s vicedirektør.
Du bliver således en del af Direktionssekretariatet, der arbejder tæt på direktionen og understøtter centrale beslutningsprocesser på tværs af instituttet. Direktionssekretariatet spiller en vigtig rolle i koordinering af strategiske indsatser, betjening af direktionen og samarbejdet med bl.a. departement, styrelser og øvrige myndigheder.
Vicedirektøren har også ansvar for en række andre centrale tværgående funktioner, herunder HR, økonomi og campus, som du også vil få et tæt samarbejde med.
Du vil indgå i et tæt samarbejde med direktionens to øvrige sekretærer i samme bygning, hvor I koordinerer opgaver og dækker ind for hinanden ved ferie og fravær. Der vil derudover være behov for, at du lejlighedsvis bistår direktørens PA.
Stillingen giver således en bred kontaktflade internt på SSI og eksternt. Hverdagen er præget af høj faglighed, skiftende opgaver og et tæt samarbejde med ledelse og kolleger.
Dine opgaver Som sekretær i Direktionssekretariatet vil du få en central rolle i at sikre, at den daglige ledelsesbetjening fungerer effektivt. Dine opgaver vil bl.a. omfatte:
- Understøttelse af Direktionssekretariatets arbejde
- Kalenderstyring og mødekoordinering, herunder for vicedirektøren
- Planlægning og afvikling af møder herunder dagsordener, materiale og koordinering, referatskrivning og opfølgning på beslutninger og deadlines
- Tværgående opgaver i vicedirektørens områder: HR og til dels økonomi og campus
- Planlægning af seminarer og arrangementer
- Håndtering af henvendelser i SSI’s hovedpostkasse i samarbejde med husets to øvrige sekretærer
- Superbrugerfunktion i udvalgte administrative systemer (fx journal- og tidsregistreringssystemer)
- Redaktøransvar for udvalgte sider på SSI’s hjemmeside inden for Direktionssekretariatets område
- Div. ad hoc og administrative opgaver, herunder rejseafregning, kontrol af fakturaer, modtagelse af gæster mv.
Om Direktionssekretariatet Direktionssekretariats hovedopgave er at understøtte SSI’s faglige områder bedst muligt og medvirke til realisering af SSI’s mission om at forebygge og bekæmpe infektionssygdomme og medfødte sygdomme gennem forskning, overvågning, diagnostik og rådgivning.
Vi er bl.a. ansvarlig for departements- og ledelsesbetjening, strategiarbejde, koordination af større faglige opgaver, juridisk arbejde, understøttelse af forsknings- og fondsaktiviteter, kommunikation, herunder presse, hjemmeside, sociale medier og intranet samt patentering, kommercialisering og vedligeholdelse af aftaler.
I Direktionssekretariatet sætter vi stor pris på at have en uformel omgangstone, tillid, et godt kollegaskab og sammenhold, hvor vi hjælper hinanden.
Vi har fælles morgenmad en gang om måneden og deltager i sociale arrangementer på SSI såsom sommerfest, oktoberfest og julefrokost. Vi er ca. 25 ansatte i afdelingen, og du bliver en del af en sektion med seks medarbejdere.
Om dig Vi forestiller os, at du:
- Har erfaring fra en sekretær-, PA- eller koordinatorfunktion – gerne fra en politisk styret eller offentlig organisation
- Arbejder struktureret og har sans for detaljer og kvalitet
- Er serviceminded, samarbejdsorienteret og god til at skabe relationer
- Kan bevare overblikket og prioritere i en travl hverdag
- Er diskret og professionel i håndtering af fortrolige oplysninger
- Formulerer dig klart og sikkert på dansk – både mundtligt og skriftligt
- Har gode IT-kompetencer og mod på at være superbruger i administrative systemer
Vi tilbyder Du bliver en del af en arbejdsplads med høj faglighed og et vigtigt samfundsmæssigt ansvar. På SSI arbejder vi hver dag for at styrke sundhed og beredskab i Danmark.
SSI er en fleksibel arbejdsplads med en 37-timersarbejdsuge inkl. frokostpause og flekstidsaftale, der giver mulighed for en god balance mellem arbejde og fritid. Samtidig får du dygtige og engagerede kollegaer og en uformel omgangstone.
Herudover har SSI en velfungerende personaleforening og idrætsforening (IK-SERA) med holdtræning og motionslokaler, fredagsbar og forskellige sociale arrangementer – og SSI’s campus rummer både tennisbaner og egen børneinstitution.
SSI er placeret centralt beliggende i København med gode offentlige transportmuligheder (bus og metro) og har fri parkering på campus.
Om ansættelsen Du bliver ansat efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og Offentlig Ansattes Organisationer (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK-Stat), jf. organisationsaftalens bestemmelser vedrørende kontorfunktionærer.
Der er tale om en fuldtidsstilling (37 t/uge).
Ansøgning Send os dit CV og ansøgning, også selvom du ikke opfylder alle vores forventninger til kriterier eller erfaring. Vi beder dig om ikke at indsætte et foto i dit CV, da vi bestræber os for en mere inkluderende rekrutteringsproces med lige muligheder for alle vores jobansøgere.
Vi forventer at holde samtaler i uge 26 og 27.
Du kan læse mere om rekrutteringsprocessen på vores
hjemmeside. Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte vicedirektør Ole Jensen på telefon 3268137 eller sektionsleder Mathilde Winkel Madsen på telefon 32688596.
