Vi er en apotekskoncern med 6 afdelinger og 60+ medarbejdere, hvor kvalitet, samarbejde og fleksibilitet er i højsædet. Vores hverdag er præget af høj faglighed, ansvarlighed og et stærkt fællesskab på tværs af afdelingerne. For os er planlægning ikke blot et administrativt redskab – det er fundamentet for trivsel, effektiv drift og god kundeservice.

Vi søger en struktureret og relationsstærk kollega, som kan varetage skemaplanlægning og koordinering af vores medarbejderressourcer i en begrænset periode. Du vil få en central rolle i at sikre, at hverdagen hænger sammen – både for den enkelte medarbejder og for organisationen som helhed.

Som skemaplanlægger og administrativ koordinator vil du referere til apotekeren og have din daglige gang på hovedapoteket i Middelfart. Du vil desuden have tæt og løbende kontakt med apotekets ledelsesteam, som har det daglige ansvar for driften og ledelsen i de enkelte afdelinger. Din rolle bliver at omsætte behov, ønsker og rammer til konkrete og velfungerende planer.

Om stillingen

Som skemaplanlægger får du en nøglefunktion i organisationen. Du bliver den, der skaber overblik, sikrer balance i ressourcerne og bidrager til, at vi anvender vores medarbejderkompetencer bedst muligt.

Du får ansvar for:

• Udarbejdelse og løbende vedligeholdelse af vagtplaner for 60+ medarbejdere på tværs af 6 afdelinger

• Sikring af overholdelse af gældende overenskomster og arbejdstidsregler

• Koordinering af ferie, fravær og sygdom – herunder dialog med ledere om løsninger

• Overblik over timetal, normperioder og ressourceforbrug

• Planlægning af kurser, personalemøder og øvrige fællesaktiviteter

Stillingen kræver, at du kan arbejde både langsigtet og her-og-nu-orienteret. Der vil være perioder med ændringer og akutte tilpasninger, hvor du skal bevare overblikket og sikre, at løsningerne både er driftsmæssigt forsvarlige og menneskeligt bæredygtige.

Du vil desuden have mulighed for – afhængigt af interesse, lyst og kompetencer – at varetage PA/HR-lignende og administrative opgaver, fx:

• Assistere ledelsesteamet med ad hoc-opgaver og administrative forberedelser

• Opdatering og vedligeholdelse af intranet

• Opdatering af hjemmeside og SoMe

• Deltagelse i eller selvstændig varetagelse af mindre administrative projekter

Ovenstående er ikke et krav, men en mulighed, hvis du ønsker at udvikle dig inden for dette område og bidrage bredere i organisationen.

Hvem er du?

Fagligt

Du har erfaring med planlægning og forstår kompleksiteten i at disponere over mange medarbejderes arbejdstid. Det er en fordel, hvis du tidligere har arbejdet med skemaplanlægning eller anden form for ressourceplanlægning i en organisation med drift 6–7 dage om ugen.

Derudover forestiller vi os, at du:

• Har forståelse for overenskomster og arbejdstidsregler

• Er IT-stærk og hurtigt kan sætte dig ind i nye systemer

• Har erfaring med Office 365, herunder SharePoint og Teams

• Har solide Excel-kompetencer og kan arbejde struktureret med data

• Arbejder systematisk og har et naturligt stærkt overblik

• Har grundlæggende økonomisk forståelse for sammenhængen mellem bemanding, drift og omkostninger

Personligt

Rollen kræver både faglig sikkerhed og personlig modenhed. Du trives i en position, hvor du har indflydelse på andres arbejdsliv, og du er bevidst om magtforholdet i rollen som planlægger.

Vi lægger vægt på, at du:

• Er imødekommende og samarbejdsorienteret

• Kan arbejde selvstændigt og tage ansvar for dine opgaver

• Kommunikerer tydeligt og respektfuldt

• Er i stand til at sætte professionelle grænser, når det er nødvendigt

• Trives i balancen mellem at være kollega og koordinator

• Har en positiv, løsningsorienteret og professionel tilgang – også når tingene ændrer sig

Vi tilbyder

• En nøglefunktion i en veldrevet og ambitiøs apotekskoncern

• En hverdag med ansvar, tillid og tæt samarbejde med ledelsen

• Fleksibel arbejdstid (18–25 timer ugentligt) og mulighed for hjemmearbejde

• Mulighed for at udvikle kompetencer inden for PA/HR og administration

• Et 1-årigt vikariat med tiltrædelse senest 1/6

Du bliver en del af en organisation, hvor vi hjælper hinanden, og hvor vi ser planlægning som en fælles opgave – men med dig som den samlende og koordinerende kraft.

Vil du have ansvar, overblik og mulighed for at bruge dine administrative talenter i en rolle med reel betydning for både drift og trivsel – så er det dig, vi leder efter.