Opgaver og ansvar

Protokollens besøgsteam er ansvarlige for den logistiske og praktiske planlægning af statsbesøg samt officielle indgående højniveaubesøg, konferencer og større arrangementer med Statsministeren eller Udenrigsministeriets ministre som vært. Planlægningsarbejdet foregår i tæt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere såsom Kongehuset, Folketinget, ministerier, styrelser, organisationer, lufthavne, chauffører, PET m.v. Arbejdet i Protokollens besøgsteam har mange facetter og spænder bredt fra projektplanlægning af store arrangementer, fortropsbesøg og rejser til praktiske opgaver såsom udarbejdelse af bordplaner, korrekturlæsning og trykning af programmer og menukort, besvarelse af protokollære henvendelser. Som kollega skal man kunne omstille sig fra langstrakt planlægnings- og projektarbejde til praktiske hands on opgaver og eksekvering, når arrangementerne skal afvikles. I besøgsteamet er der endvidere også administrative opgaver.

Kompetencer

• Relevant kandidatuddannelse
• Erfaring med protokol samt planlægning og afvikling af events med højniveaudeltagelse
• Kan arbejde selvstændigt, evner at træffe beslutninger hurtigt på skiftende grundlag
• God dømmekraft, godt overblik og gode samarbejds- og koordinationsevner
• Besidder praktisk sans og akkuratesse med blik for detaljen
• Gode IT-kundskaber
• Evt. kendskab til Conference Manager
• Kendskab til og interesse for diplomati samt danske forhold og kultur

Hvem er du?

Du er imødekommende, har let ved at skabe relationer og er god til at holde fokus i svære situationer. Du er god til at improvisere, at samarbejde og bidrager positivt i et team. Du evner at stå frem med overbevisning og argumentere for dine synspunkter. Du har overblik og sans for detaljen og diplomati. Du trives i - en til tider - travl hverdag med skiftende arbejdstider, hvor der forventes stor fleksibilitet i forhold til arbejdstid og –opgaver. Erfaring fra ophold i udlandet vil være en fordel.

Sprogkompetencer

Flydende i engelsk og gerne andre sprog.

Organisatorisk placering

Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, København

Hjemmearbejde

Udgangspunktet er, at der arbejdes fra Udenrigsministeriet. Der er lejlighedsvis mulighed for hjemmearbejde efter aftale med teamet.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår vil være som fuldmægtig i henhold til gældende overenskomst mellem staten og den relevante faglige organisation. Stillingen er en fuldtidsstilling.

Du ansættes som specialist til denne stilling, dvs. at du ansættes uden forflyttelsespligt.

Det er en betingelse for ansættelse, at du kan sikkerhedsgodkendes, og at du kan opretholde din sikkerhedsgodkendelse i løbet af ansættelsen.

Tiltrædelse

1. august 2026 eller snarest derefter.

Ansøgningsfrist og kontakt

Ansøgningsfristen er mandag d. 13. april 2026. Du søger under ”Job” på www.um.dk. Du skal indsende en målrettet og motiveret ansøgning på maksimum 1 side og et CV indeholdende oplysninger om uddannelse, tidligere arbejde og øvrige kvalifikationer, niveau for sprogkundskaber, referencer m.v. Vedhæft venligst dit eksamensbevis. Vedhæftning af CV alene betragtes ikke som en ansøgning.

Skulle du have spørgsmål til stillingen, som ikke er besvaret i opslaget eller kan findes på www.um.dk, er du meget velkommen til at kontakte Souschef Astrid Ruge, +45 33920394/ astrug@um.dk eller Teamleder Rikke Reng Rasmussen, +45 33920252/ rikras@um.dk, og hvis du har spørgsmål til løn og vilkår kan du kontakte HR-konsulent Thomas Hadrup, +45 33921008 / thohad@um.dk.

Udenrigsministeriet ser mangfoldighed som en styrke og ønsker at beskæftige medarbejdere med forskellig baggrund. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede, uanset personlig baggrund, til at søge en stilling i UM.

Se her hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du ansøger en stilling hos Udenrigsministeriet.