Viking International School i Ballerup søger en fagligt dygtig og serviceminded skolesekretær, der selvstændigt kan varetage en bred vifte af administrative og praktiske opgaver i en travl og international skoledag. 

Vi søger en person, der trives med både strukturerede opgaver og spontane henvendelser fra elever, medarbejdere ogforældre – og som kan bevare overblikket, også når der er mange bolde i luften. 

Stillingen er på deltid (15–32 timer om ugen) med mulighed for udvidelse. Der vil være oplæring, og flere af skolensadministrative processer er automatiserede via KOMiT. 

Dine primære arbejdsområder vil blandt andet være: 

• Elevadministration i KOMiT og skolens øvrige systemer 

• Indberetninger og kontakt til kommuner, ministerier og friskoleforeninger 

• Daglig drift i skolens administration, herunder besvarelse af telefonopkald og kontakt til samarbejdspartnere, leverandører og håndværkere 

• Daglig kontakt med medarbejdere og forældre – både på dansk og engelsk 

• Praktisk koordinering af skoleaktiviteter, møder og arrangementer 

• Håndtering af dokumenter og personalesager i samarbejde med skolens ledelse (gerne erfaring med barselsrefusion) 

• Mindre økonomiopgaver, herunder medarbejderrefusioner, opfølgning på rejsekort i forhold til transaktioner, elevøkonomi i KOMiT, fakturering, indhentning af manglende bilag samt øvrige opgaver i samarbejde med skolens bogholder 

• Bidrage til udvikling og løbende forbedring af skolens administrative systemer og arbejdsgange 

Vi forestiller os, at du: 

• Har en relevant administrativ baggrund og kan arbejde selvstændigt med stort eget ansvar 

• Taler og skriver både dansk og engelsk på et niveau, der gør dig i stand til at kommunikere professionelt i et internationalt miljø 

• Har lyst til at yde god service over for både medarbejdere og forældre og har forståelse for udlændinges behovsom nye i Danmark 

• Har kendskab til KOMiT (eller lyst og evne til hurtigt at lære det) samt generelt gode IT-kompetencer 

• Arbejder struktureret, er serviceminded og har sans for detaljer 

• Gerne har erfaring fra skolemiljø, friskole eller anden offentlig eller privat uddannelsesinstitution 

• Er positiv, fleksibel og vant til at prioritere i en hverdag med mange forskellige opgaver 

• Er udviklingsorienteret og interesseret i at bidrage til effektive arbejdsgange og et godt arbejdsmiljø 

Vi tilbyder: 

• En hyggelig og humoristisk arbejdsplads med godt sammenhold på en innovativ, international friskole i vækst 

• Stor mulighed for at præge arbejdsgange og implementere egne idéer 

• Et flersproget og mangfoldigt arbejdsmiljø med fokus på respekt, samarbejde og trivsel 

• Engagerede kollegaer og en ledelse, der prioriterer åbenhed, faglig sparring og udvikling 

Send din ansøgning og CV hurtigst muligt og senest 1. Marts 2026 til apply@vikinginternational.dk. 
Skriv “Skolesekretær” i emnefeltet. 

Der indhentes børneattest på alle ansatte. 
Har du udenlandsk statsborgerskab, bedes du vedlægge oplysninger om visum, arbejdstilladelse samt eventuelledokumenter vedrørende vurdering af dine eksamensbeviser fra Uddannelses- og Forskningsministeriet. 

Viking International School byder ansøgere af alle baggrunde velkommen – uanset race, religion, køn, alder, nationaliteteller seksuel orientering. Vi opfordrer alle, der værdsætter samarbejde, innovation og elevcentreret læring, til at søgestillingen. 

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte os på +45 30 55 51 18 eller apply@vikinginternational.dk. 

______________  ENGLISH VERSION_______________ 

Viking International School in Ballerup is seeking a skilled and service-minded School Secretary, 

who can independently manage a wide range of administrative and practical tasks in a busy and international school environment. 

We are looking for someone who thrives with both structured tasks and spontaneous inquiries from students, staff, and parents—and who can maintain an overview even when lots of things are happening simultaneously. 

The position is part-time (15–32 hours per week) with the possibility of extension. Training will be provided, and several of the school’s administrative processes are automated through KOMiT. 

Primary responsibilities include: 

• Student administration in KOMiT and the school’s other systems 

• Reporting and communication with municipalities, ministries, and independent school associations 

• Daily administrative operations, including answering phone calls and liaising with partners, suppliers, and contractors 

• Daily communication with staff and parents—in both Danish and English 

• Practical coordination of school activities, meetings, and events 

• Handling documents and personnel matters in collaboration with school leadership (experience with maternity leave reimbursement is an advantage) 

• Minor financial tasks, including staff reimbursements, reconciling travel card usage against transactions, student finances in KOMiT, invoicing, locating missing financial documentation, and other tasks in cooperation with the school’s bookkeeper 

• Contributing to the development and continuous improvement of the school’s administrative systems and workflows 

We imagine that you: 

• Have a relevant administrative background and are able to work independently with a high level of responsibility 

• Speak and write both Danish and English at a level that enables professional communication in an international environment 

• Enjoy supporting staff and parents and have an understanding of the needs of expatriates and newcomers to Denmark 

• Have experience with KOMiT (or the willingness and ability to learn it quickly) and strong general IT skills 

• Work in a structured manner, are service-oriented, and have a strong eye for detail 

• Ideally have experience from a school environment, independent school, or another public or private educational institution 

• Are positive, flexible, and accustomed to prioritizing tasks in a varied and busy workday 

• Are development-oriented and interested in contributing to efficient procedures and a positive working environment 

We offer: 

• A friendly and enjoyable workplace at an innovative, growing international independent school 

• Significant opportunity to influence workflows and implement your own ideas 

• A multilingual and diverse working environment with a strong focus on respect, collaboration, and well-being 

• Engaged colleagues and a leadership team that prioritizes openness, professional sparring, and development 

Please send your application and CV as soon as possible and no later than 01 Mar 2026 to apply@vikinginternational.dk. 
Please write “School Secretary” in the subject line. 

A criminal record check (child protection certificate) will be obtained for all employees. 
If you hold foreign citizenship, please include information regarding your visa, work permit, and any documentation related to the assessment of your educational qualifications by the Danish Ministry of Higher Education and Science. 

Viking International School welcomes applicants from all backgrounds—regardless of race, religion, gender, age, nationality, or sexual orientation. We encourage anyone who values collaboration, innovation, and student-centered learning to apply. 

If you have any questions about the position, please feel free to contact us at +45 30 55 51 18 or apply@vikinginternational.dk.