Skab struktur og få hverdagen til at fungere i en helt ny dansk fabrik

Nammo Danmark A/S er i gang med at etablere en helt ny produktionsfabrik i Elling – fra grunden. I den forbindelse søger vi en Administrative Coordinator, som får en central rolle i at skabe struktur, sammenhæng og professionel administrativ support på tværs af organisationen.

Stillingen giver en sjælden mulighed for at blive en del af en virksomhed i opbygning, hvor du får mulighed for at være med til at etablere gode administrative arbejdsgange og samtidig løse en bred vifte af praktiske og koordinerende opgaver.

Du refererer til HR Director og arbejder tæt sammen med Finance Director, Managing Director, Site Manager/COO og resten af organisationen.

En central rolle i hverdagen hos Nammo Danmark

Som Administrative Coordinator bliver du en vigtig del af den daglige drift og den administrative understøttelse af Nammo Danmark.
Du bliver den, kollegaerne går til, når noget skal koordineres, bookes, følges op på eller bringes på plads. Det kan være alt fra rejser, møder og catering til udlæg, kørsel, HR-administration og praktiske forhold på sitet.
Rollen er bred, og vi forventer, at du både kan arbejde selvstændigt med dine egne områder og træde til, hvor organisationen har brug for det.

Vi er et lille team i vækst, og succes kræver, at vi løfter i fællesskab – også ud over snævre rollebeskrivelser.

Dine primære ansvarsområder

Praktisk site- og mødeadministration

• Koordinere møder, workshops og andre aktiviteter på sitet

• Booke og koordinere catering i Siloen til workshops, møder og frokost

• Handle ind til fx fredagsmøder og andre interne aktiviteter

• Rapportere det ugentlige frokostbehov til kantinen

• Koordinere mødelokaler og praktiske forhold omkring møder

• Bidrage til, at de daglige praktiske forhold på sitet fungerer professionelt

HR-administration

• Understøtte HR Director med administrative HR-opgaver

• Vedligeholde medarbejderdata og dokumentation

• Bidrage til onboarding og offboarding af medarbejdere

• Koordinere fx adgangskort, udstyr og praktiske forhold ved medarbejderes start

• Understøtte registrering af ferie og fravær

• Udarbejde simple HR-oversigter og rapporter

• Sikre rettidig opfølgning på administrative HR-opgaver

Indkøb, faciliteter og leverandørkontakt

• Håndtere indkøb af kontorartikler og øvrige mindre administrative indkøb

• Koordinere kontakt til rengøringsleverandør

• Informere rengøringen om ferie, ændrede behov og særlige forhold

• Koordinere mindre praktiske leverancer og serviceopgaver

• Bestille fx julepynt og øvrige praktiske ting til organisationen

• Følge op på leverancer og sikre, at aftalte opgaver bliver løst

Rejser og rejseadministration

• Booke fly, hotel og transport for medarbejdere og ledere

• Håndtere rejsebestillinger inden for gældende rejsepolitik

• Anvende virksomhedens betalingskort i forbindelse med rejser

• Koordinere praktiske forhold omkring rejser

• Være go-to-person for medarbejdere ved spørgsmål om rejser og rejseadministration

Udlæg, kørsel og økonomiadministration

• Gennemgå medarbejdernes udlæg og rejseafregninger i henhold til gældende politik

• Forberede grundlag for betaling af udlæg og rejseafregninger

• Følge op på manglende dokumentation og godkendelser

• Understøtte Finance med øvrige relevante administrative opgaver

• Bidrage til lønadministration

Opgaverne inden for rejser, udlæg, kørsel og økonomiadministration forventes naturligt at vokse i takt med, at antallet af medarbejdere på sitet øges.

Generel administrativ support og udvikling

• Understøtte ledelsen og organisationen med administrative opgaver

• Udarbejde dokumenter, præsentationer og simple oversigter

• Koordinere møder, kalendere og praktiske aftaler

• Følge op på administrative deadlines og aftaler

• Bidrage til at standardisere og effektivisere administrative arbejdsgange

• Identificere muligheder for digitalisering og automatisering

Vi forventer ikke, at du bare løser de samme opgaver på samme måde hver gang. Vi forventer, at du ser muligheder for at gøre tingene enklere, mere effektive og mere professionelle.

Din profil

Vi forestiller os, at du har erfaring fra en bred administrativ rolle, hvor koordinering, service og opfølgning har været en vigtig del af hverdagen.
Du behøver ikke være specialist inden for hverken HR eller Finance. Det vigtigste er, at du har lyst og evne til at arbejde bredt, lære nyt og tage ansvar for, at tingene bliver gjort.

Du er typen, der skaber struktur omkring dig, har styr på detaljerne og følger op, når noget mangler.

Faglige kvalifikationer

• Relevant administrativ eller kontorfaglig uddannelse eller tilsvarende erfaring

• Erfaring fra en bred administrativ og koordinerende funktion

• Erfaring med HR-administration er en fordel

• Erfaring med rejseadministration og booking er en fordel

• Erfaring med udlæg, kørselsafregning og/eller løn-/økonomiadministration er en fordel

• Erfaring med leverandørkontakt, indkøb eller facility-relaterede opgaver er en fordel

• Gode IT-kompetencer og let ved at sætte dig ind i nye systemer

Personlige kompetencer

• Struktureret og god til at skabe overblik

• Selvstændig og ansvarsbevidst

• Serviceorienteret og imødekommende

• God til at følge op og få ting afsluttet

• Fleksibel og god til at prioritere, når opgaverne ændrer sig

• Praktisk og løsningsorienteret

• Trives med mange forskellige typer opgaver

• Gode samarbejdsevner og lyst til at hjælpe andre

• Har blik for, hvordan administrative processer kan gøres enklere og bedre

• Trives i en virksomhed, hvor ikke alt er etableret endnu

Sprog

• Taler dansk og engelsk, mundtligt og skriftligt 

• Forståelse for de skandinaviske sprog 

Praktiske forhold

• Stillingen er fuldtid

• Arbejdssted: Nammo Danmark A/S

• Arbejdsform: Primært onsite

• Rejseaktivitet må forventes i begrænset omfang

Hvorfor Nammo?

Hos Nammo bliver du en del af en international forsvars- og rumfartskoncern med et klart formål og et langsigtet engagement. Du får mulighed for at få reel indflydelse fra første dag og være med til at forme både organisationen og dens fremtidige rolle i et forsvarsmarked i hastig udvikling.
Nammo er en international aerospace- og forsvarsvirksomhed med hovedsæde i Raufoss, Norge. Koncernen er blandt verdens førende leverandører af specialammunition og raketmotorer.

Det nye site i Elling, Danmark, bliver en central del af Nammos europæiske aktiviteter og skal producere både små- og storkaliberammunition.

Nammo er en værdibaseret virksomhed, hvor kerneværdierne Dedication, Precision & Care er integreret i alt, hvad vi gør, og gennemsyrer hele organisationen.