Kontorassistent søges til Dancenter Rømø - 37 timer
Vesterhavsvej 17, 6792 Rømø
Stillingens hovedformål
Som Kontorassistent bidrager du til en ensartet holdning, kvalitet og service overfor såvel sommerhusejere som gæster fra DanCenters lokalkontor. Derudover bidrager du til et effektivt tværgående samarbejde i teamet.
Daglige opgaver
- Ejerdialog, herunder sagsbehandling & pris/hus
- Bookingovervågning – ind/udflytninger
- Kasse-opgørelse & rapportering
- Tjek af lejligheder/huse
- Rengøringsplanlægning
- Opdatering af husspecifikke informationer
Stillingens ansvarsområder
Du skal sammen med dit team være med til at sikre, at jeres fælles ansvarsområder altid tilgodeses hen over ugen.
Husejere
- Opkald fra husejere: Håndtering af boligejeropkald, der kræver hurtige og høflige svar på forespørgsler og bekymringer. Ansvaret omfatter effektiv håndtering af boligejernes behov og samarbejde med relevante afdelinger for at løse problemer. Medarbejderen skal opretholde et højt tilfredshedsniveau hos boligejerne.
- Deltage i spørgsmål fra boligejere på kontoret: At være fysisk til stede på kontoret for at tage sig af alle boligejere, der måtte komme på besøg personligt. Dette indebærer at tage imod walk-in- forespørgsler, yde assistance og sikre, at alle boligejerforespørgsler behandles hurtigt og professionelt.
- Gennemgang af sommerhuse/lejligheder samt efterfølgende dialog og opfølgning
- Vejlede ejerne mhb på at optimere deres udlejning
- Produktændringer – opdatere lister
- On-boarding/exit af husejere
Gæster
- Ind- og ud-tjek af gæster
- Tjek af nøgler samt hænge dem på plads
- Opkrævning af ekstra rengøring
- Håndtering af forsikringssager samt dialog med ejer om dette
- Højsæsonsaktiviteter – koordinering og udførelse i samarbejde med det øvrige team
- Håndtering af gæstereklamationer
Kontor
Daglige kasserapporter & pengehåndtering
- Besvare e-mails og rydde op i indbakken, samt sortere i mapper
- Sørge for skiltning og plakater i vinduer, herunder også åbningstids- og nøgleafhentningsskilt i vinduet / døren
- Generel oprydning i kontorlokalerne/baglokale/køkken samt tømme skraldespande/opvaskemaskine/vaskemaskine
- Håndtere post & pakker
- Opfyldning af brochurer på hylder og i katalogkasse samt genbestilling
- Arkivering
- Bestille firmatøj, rengøringsartikler, lagervarer m.m.
- Løbende information til Marketing om, hvad sker der i lokalområdet
- Klargøring af velkomstmateriale og nøgler
Rengøringsteam
- Tjek af indflytninger
- Udarbejde opgaver til rengøringspersonalet og serviceteknikere i planlægningsprogrammet
- Registrere timer/løn/kørsel til rengøringspersonalet
Diverse
- Diverse ad-hoc opgaver
- Varetage andre opgaver der naturligt ligger i en reception, også tilkommende opgaver
- Dække ind i teamet når der er behov
- Villig til jobrotation og tilegne dig viden om alle funktioner
- Villig til efteruddannelse og kursusdeltagelse
Repræsentation
Kontorassistenten har pligt til at bære DanCenters firmatøj.
Personprofil
- Serviceminded og imødekommende
- Loyal
- Empatisk
- Teamplayer
- Ansvarsbevidst
- Selvstændig
- Ordenssans
- Synlig person med udpræget situationsfornemmelse
- Mødestabil
- Præsentabel – altid brug af firmatøj
- Hjælpsom og fleksibel i forhold til egne og andres opgaver
Generelt:
Det forudsættes, at du medvirker aktivt i opbygningen og vedligeholdelsen af en positiv firmakultur og team/korpsånd samt varetager virksomhedens omdømme i lokalsamfundet. Samtidig medvirker du til, at såvel sommerhusejere som gæster tydeligt genkender virksomhedens corporate identity, og oplever DanCenter/Danland/Admiral Strand som et professionelt bureau, hvad enten du udfører service via telefon, mail eller personligt.
Interesseret
Læs mere om os på www.dancenter.dk
Send os din ansøgning med CV til hr@dancenter.com
Angiv venligst " Ejer-serviceassistent - < Placering >" som titel på din e-mail.
Der indkaldes løbende til samtale, hvorfor stillingen kan være besat før fristen.
