Er du skarp til sagsunderstøttelse, mødekoordinering og referater – og vil du bidrage til fremdrift i vores affaldstilsyn og planarbejde? I Cirkulære Ressourcer søger vi en struktureret og selvstændig sekretær, der kan skabe overblik og fremdrift i en afdeling med både myndighedsopgaver, planarbejde og mange samarbejdsflader. Du bliver et centralt administrativt omdrejningspunkt for afdelingslederen og dine kolleger og får en vigtig rolle i implementeringen af F2, understøttelsen af det styrkede affaldstilsyn og koordineringen af arbejdet med klimaplanen og affaldsplanen.
Vi har især brug for dig, der kan få administrative arbejdsgange til at fungere i praksis, forberede møder og skrive korte, præcise og handlingsrettede referater. Det skal være tydeligt, hvad der er besluttet, hvem der gør hvad, og hvornår der skal følges op.
Om jobbet Stillingen kombinerer klassiske sekretær- og administrationsopgaver med konkret understøttelse af sagsbehandling og planarbejde. Du vil have tæt kontakt til afdelingslederen, sagsbehandlere og øvrige kolleger i Cirkulære Ressourcer samt samarbejdspartnere på tværs af Aarhus Kommune.
Du vil blive en del af en sekretærgruppe der understøtter hver sin afdeling, men som også har et tæt samarbejde i tværgående opgaver.
En central opgave bliver at bidrage til implementeringen og forankringen af F2 i afdelingen. Du skal være med til at omsætte behov til enkle og ensartede arbejdsgange for sager, dokumenter og journalisering og hjælpe kollegerne godt i gang med den fælles praksis.
Du skal også understøtte sagsbehandlingen i forbindelse med det styrkede affaldstilsyn. Det betyder blandt andet, at du hjælper med sagsoprettelse, dokumenthåndtering, journalisering, frister og statusoverblik, så sagsbehandlerne har et godt administrativt grundlag for deres faglige vurderinger og myndighedsafgørelser.
Samtidig bliver du den koordinerende kraft omkring møder i arbejdet med klimaplanen og affaldsplanen. Du sikrer, at møder bliver forberedt, gennemført og fulgt op, og at beslutninger bliver fastholdt i klare referater og omsat til aftaler og handlinger.
Dine opgaver vil blandt andet være at:
- bidrage til at implementere og forankre journalsystemet F2. Herunder udvikle enkle arbejdsgange, korte vejledninger og en fælles praksis for sager og dokumenter
- understøtte sagsbehandlingen i det styrkede affaldstilsyn med blandt andet sagsoprettelse, journalisering, dokumenthåndtering, friststyring og administrativ kvalitetssikring
- planlægge og koordinere møder i forbindelse med klimaplanen og affaldsplanen, herunder kalenderstyring, invitationer, dagsordener, lokaler og mødemateriale
- skrive præcise beslutnings- og handlingsreferater og følge systematisk op på aftaler, ansvar og frister
- holde overblik over sager, møder, leverancer og milepæle og bidrage til korte statusafrapporteringer
- varetage post, arkivering og fælles postkasser og sikre, at dokumenter bliver journaliseret korrekt og kan findes igen
- bistå med fakturaer, bestillinger, rejser og anden løbende administration
- understøtte afdelingslederen og kollegerne med fælles administrative opgaver, onboarding og praktisk koordinering
Hvem er vi Cirkulære Ressourcer er en del af området Klima og Energi i Teknik og Miljø. Vi arbejder med klimaprojekter, cirkulær økonomi, ressource- og affaldsplanlægning samt myndighedsopgaver på affaldsområdet. Du bliver en del af en tværfaglig afdeling, hvor opgaverne er forskellige, men hvor vi hjælper hinanden og tager fælles ansvar for resultaterne.
Vi tilbyder et udviklende job og godt kollegaskab Du får en central rolle i afdelingens hverdag og gode muligheder for at præge, hvordan vi arbejder med F2, sagsunderstøttelse, møder og opfølgning. Du får selvstændigt ansvar for dine opgaver, men også kolleger, der gerne sparrer og hjælper, når der er brug for det.
- et meningsfuldt job, hvor god administration understøtter både myndighedsarbejde og den grønne omstilling
- en varieret hverdag med både faste driftsopgaver, systemimplementering og mødekoordination
- en bred kontaktflade og en moderne, fleksibel arbejdsplads med base i Blixens i Gellerup
Hvem er du? Vi forventer du har en relevant faglig uddannelse inden for administration i en offentlig forvaltning. Vi forestiller os, at du:
- har erfaring med mødebetjening og kan omsætte en kompleks drøftelse til et kort, præcist og handlingsrettet referat
- har erfaring med at implementere eller arbejde i F2 eller et tilsvarende ESDH- eller sagsstyringssystem og kan hjælpe andre med at bruge fælles arbejdsgange
- forstår administrative sagsgange og arbejder omhyggeligt med journalisering, dokumenter, frister og datakvalitet
- arbejder struktureret, holder styr på mange samtidige opgaver og følger aftaler helt til dørs
- er digitalt stærk og arbejder ubesværet i almindelige kontor- og mødesystemer
- kan arbejde selvstændigt, tage initiativ og samtidig er imødekommende og serviceminded
- kommunikerer sikkert på dansk og kan begå dig på engelsk, når opgaven kræver det
- har forståelse for – eller lyst til at lære – arbejdsgangene i en politisk ledet organisation
Det er en fordel, hvis du har erfaring med at understøtte myndighedssager, affaldsområdet eller plan- og projektarbejde i en offentlig organisation, men det er ikke en forudsætning.
Vil du med på holdet? Der er tale om en fuldtidsstilling på 37 timer om ugen som fastansættelse med forventet tiltrædelse hurtigst muligt. Løn og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af dine kvalifikationer.
Klik på "Søg stillingen", og send ansøgning og CV senest
mandag den 21. september 2026. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.
Vi forventer at holde samtaler den 23. og 24. september 2026.
Har du spørgsmål til jobbet, er du meget velkommen til at kontakte afdelingsleder Christian Westergaard på tlf. 41 85 62 14 eller afdelingssekretær Marie Aaris Kristiansen 89 40 45 21.
Arbejdsstedet er Blixens, Karen Blixens Boulevard 7, 8220 Brabrand.
Læs mere om
Teknik og Miljøs rekrutteringsproces og ansættelsesvilkår. Vi glæder os til at høre fra dig! 
